Productos con vencimiento: cómo ordenar lotes y fechas para no tirar mercadería

Estás ordenando el depósito y encontrás, al fondo de un estante, una caja de barritas de cereal que venció hace dos semanas. Hace un mes estaban a mitad de precio en el mayorista, compraste de más y quedaron escondidas detrás de las nuevas. Toda esa plata, a la basura.

Si vendés alimentos, cosmética, productos naturales, suplementos o artículos de limpieza, sabés que el tiempo juega en contra. Cada producto que vence es una pérdida directa. Y cuando vendés online, se suma otro riesgo: mandarle a un cliente algo vencido o a punto de vencer, con todo lo que eso implica para tu reputación.

La buena noticia es que con un poco de orden podés reducir mucho las pérdidas.

Por qué se vence la mercadería

Casi nunca es por descuido. Suele pasar por:

• Compras de más para aprovechar un descuento.
• Productos nuevos puestos adelante y los viejos quedan atrás.
• Falta de registro de las fechas: no sabés qué vence primero.
• Productos que se venden poco y quedan olvidados.
• Varios lugares de guardado: el local, el depósito, tu casa.

Dos conceptos clave: lote y FEFO

Qué es un lote

Un lote es un grupo de productos fabricados o comprados al mismo tiempo, que comparten la misma fecha de vencimiento. Por ejemplo, si recibís 50 frascos de dulce de leche que vencen el 15 de marzo, esos 50 son un lote.

Muchos productos traen impreso el número de lote junto a la fecha. Si no lo tienen, podés armar tus propios lotes según la fecha de llegada o de vencimiento.

Qué es FEFO

FEFO son las siglas en inglés de "lo primero que vence, es lo primero que sale". La idea es simple: siempre vendés primero los productos con fecha de vencimiento más cercana, aunque hayan llegado después.

Es parecido a lo que hacen los supermercados cuando ponen adelante los productos que vencen antes.

Paso 1: Registrá las fechas al recibir la mercadería

Cada vez que llega un pedido del proveedor:

1. Revisá las fechas de vencimiento antes de aceptar la mercadería. Si vienen productos con fecha muy cercana, reclamalo.
2. Anotá cada lote con su fecha: producto, cantidad, fecha de vencimiento.
3. Marcá las cajas o los productos con la fecha en grande, con un marcador o una etiqueta de color.

Un truco práctico: usá etiquetas de colores por mes de vencimiento. Por ejemplo, rojo para lo que vence este mes, amarillo para el que viene, verde para más adelante. De un vistazo sabés qué tiene que salir primero.

Paso 2: Ordená el depósito para que salga primero lo que vence antes

• Lo que vence antes, adelante (o arriba, o a mano).
• Lo nuevo, atrás, aunque sea más cómodo ponerlo adelante.
• Un mismo producto en un solo lugar, para no tener lotes escondidos en distintos rincones.
• Separado lo que está próximo a vencer, para decidir qué hacer con eso.

Y si alguien te ayuda a armar pedidos, explicale bien la regla: siempre se toma el producto que vence primero.

Paso 3: Revisá las fechas cada semana

Definí un día fijo para revisar las fechas. No hace falta contar todo: alcanza con mirar los lotes que vencen en las próximas semanas.

Para cada producto que está cerca de vencer, decidí:

• ¿Se va a vender antes de la fecha al ritmo normal?
• ¿Conviene hacer una promoción?
• ¿Se puede devolver o cambiar con el proveedor?

Paso 4: Actuá antes de que venza

Algunas ideas para vender lo que está próximo a vencer:

• Combos: sumalo a un producto que se vende mucho.
• Promoción por cantidad: "llevá 3 y pagá 2".
• Descuento por fecha próxima, siempre aclarado y con el producto en condiciones.
• Regalo en compras grandes: como atención para tus mejores clientes.
• Uso interno: si es algo que podés usar en el negocio (por ejemplo, para degustaciones).

Lo que nunca hay que hacer es vender un producto vencido ni ocultar la fecha.

Paso 5: Ajustá tus compras

Las fechas de vencimiento te dan una pista clara: si se te vence un producto seguido, estás comprando de más. Revisá cuántas unidades vendés por semana y comprá en función de eso, teniendo en cuenta la vida útil del producto.

Para organizar la reposición, te puede servir cómo comprar mejor y reponer a tiempo.

Vender online productos con vencimiento

Cuando el cliente compra online no puede ver la fecha antes de recibir el producto, así que la confianza es todavía más importante.

• Mandá siempre los productos con mayor vida útil disponible dentro de lo que corresponde según FEFO, y nunca algo a punto de vencer sin avisar.
• Si un producto tiene fecha corta, aclaralo en la descripción o en el nombre ("Fecha de vencimiento: diciembre").
• Cuidá el envío: algunos productos necesitan protección especial del calor o de golpes.
• Mantené el stock online actualizado: si descartás productos vencidos, descontalos del sistema para no venderlos sin tenerlos.

Si querés ordenar tu stock en general, leé cómo tener tu stock ordenado sin planillas.

Un caso real: la dietética de Silvia

Silvia tiene una dietética con más de 300 productos: frutos secos, harinas, cereales, snacks saludables, suplementos. Vende en el local y por su tienda online con envío en la ciudad.

Hacía las cuentas y, cada mes, tiraba mercadería vencida por un valor equivalente a varios días de ventas. Además, una clienta online le reclamó porque recibió unas galletitas que vencían a la semana siguiente.

Lo que cambió:

• Empezó a revisar las fechas al recibir cada pedido y a marcar las cajas con etiquetas de colores por mes.
• Reorganizó el depósito: lo que vence antes, adelante.
• Definió los lunes como día de revisión de fechas próximas.
• Armó una sección "Aprovechá" en su tienda online, con productos de fecha cercana a mejor precio, siempre con la fecha aclarada.
• Ajustó las compras de los productos que se le vencían seguido.

En tres meses, la mercadería que tiraba bajó a una mínima parte. Y la sección "Aprovechá" se convirtió en una de las más visitadas de su tienda.

Checklist: productos con vencimiento bajo control

• ☐ Reviso las fechas al recibir cada pedido.
• ☐ Registro cada lote con su fecha de vencimiento.
• ☐ Marco las cajas o productos con la fecha bien visible.
• ☐ Ordeno el depósito para que salga primero lo que vence antes.
• ☐ Todos los que arman pedidos conocen la regla FEFO.
• ☐ Reviso las fechas próximas una vez por semana.
• ☐ Tengo un plan para los productos cerca de vencer.
• ☐ Aclaro en la tienda cuando un producto tiene fecha corta.
• ☐ Descuento del stock los productos descartados.
• ☐ Ajusto las compras de los productos que se vencen seguido.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre "consumir preferentemente antes de" y "fecha de vencimiento"?

En algunos productos se indica una fecha de consumo preferente y en otros una fecha de vencimiento. Las normas de rotulado pueden variar según el tipo de producto, así que si tenés dudas sobre tu rubro, consultá la normativa vigente o con un profesional.

¿Puedo vender un producto con fecha cercana a menor precio?

Sí, siempre que no esté vencido, esté en buenas condiciones y le avises claramente al cliente la fecha de vencimiento.

¿Cómo hago si tengo muchos productos y lotes?

Empezá por los productos que más se vencen o que tienen vida útil más corta. No hace falta controlar todo desde el primer día.

¿Qué hago con los productos vencidos?

Retiralos de la venta, descontalos del stock y descartalos según corresponda a tu rubro. Anotá cuánto descartaste: ese dato te ayuda a comprar mejor.

Stock actualizado con Orbitienda

Para controlar tus productos con vencimiento, primero necesitás saber cuánto tenés de cada uno. En Orbitienda el stock se descuenta solo con cada venta y podés configurar alertas cuando un producto baja de su mínimo, así comprás en función de lo que realmente vendés. Además, podés crear cupones con fecha de vencimiento para mover rápido los productos que necesitás rotar.

Creá tu tienda en Orbitienda y dejá de tirar mercadería.